THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.

This Notice of Privacy Practices (“Notice”) describes the legal duties of Tempe Fire Medical Rescue (“Provider,” “we,” “us,” or “our”) and your legal rights regarding your protected health information (“PHI”) in accordance with the Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996, as amended (“HIPAA”).

Provider Responsibilities.

· We are required by law to maintain the privacy and security of your PHI.

· We will let you know promptly if a breach occurs that may have compromised the privacy or security of your PHI.

· We must follow the duties and privacy practices described in this Notice and give you a copy of it.

· We will not use or share your PHI other than as described in this Notice unless you tell us we can in writing. If you tell us we can, you may change your mind at any time.

For more information see: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

Uses and Disclosures of PHI. The Provider may use or disclose PHI for the purposes of treatment, payment, and health care operations without your written permission, in most cases. Examples of our use or disclosure of your PHI include the following:

For Treatment. This includes such things as obtaining verbal and written information about your medical condition and treatment from you, as well as from others, such as doctors and nurses who give orders to allow us to provide treatment to you. We may give your PHI to other health care providers involved in your treatment and may transfer your PHI via radio or telephone to the hospital or dispatch center as well as provide other health care providers with a copy of the records we create in the course of providing you with treatment and transport.

For Payment. This includes any activities we must undertake in order to get reimbursed for the services we provide to you, including submitting bills to insurance companies (either directly or through a third-party billing company) and collecting on outstanding accounts.

For Health Care Operations. This includes quality assurance activities, licensing, and training programs to ensure that our personnel meet our standards of care and follow established policies and procedures, as well as certain other management functions (examples include, but are not limited to, obtaining legal and financial services, conducting business planning, processing grievances and complaints).

Reminders for Scheduled Transports and Information on Other Services. We may also contact you to provide you with a reminder of any scheduled appointments, or to provide information about other services/programs we provide.

Use and Disclosure of PHI Without Your Authorization. In addition to the situations described above, the Provider is permitted to use or disclose PHI without your written authorization or opportunity to object in certain situations, unless otherwise prohibited by state law, which include:

· For the treatment, payment, or health care operations activities of another health care provider who treats you.

· For health care and legal compliance activities.

· To business associates that perform various functions on our behalf or to provide certain types of services.

· To a family member, other relative, close personal friend, or other individual involved in your care if we obtain your verbal agreement to do so or if we give you an opportunity to object to such a disclosure and you do not raise an objection, and in certain other circumstances where we are unable to obtain your agreement and believe the disclosure is in your best interests.

· To a public health authority in certain situations, as required by law (such as to report abuse, neglect, or domestic violence).

· For health oversight activities, including audits or government investigations, inspections, disciplinary proceedings, and other administrative or judicial actions undertaken by the government (or its contractors) by law to oversee the health care system.

· For judicial and administrative proceedings, as required by a court or administrative order, or in some cases in response to a subpoena or other legal process.

· For law enforcement activities in limited situations, such as when responding to a warrant.

· For military, national defense and security, and other special government functions.

· To avert a serious threat to the health and safety of a person or the public at large.

· For workers’ compensation purposes, and in compliance with workers’ compensation laws.

· To coroners, medical examiners, and funeral directors for identifying a deceased person, determining cause of death, or as necessary to carry out their duties, as authorized by law.

· If you are an organ donor, to an organization that handles organ procurement or organ, eye, or tissue transplantation, or to an organ donation bank, as necessary to facilitate organ donation and transplantation.

· For research projects, but this will be subject to strict oversight and approvals.

· In a manner that does not personally identify you or reveal who you are.

Use and Disclosure of PHI With Your Authorization. Other uses or disclosures of your PHI not described above will only be made with your written authorization. For example, in general and subject to specific conditions, we will not use or disclose your psychiatric notes; we will not use or disclose your PHI for marketing; and we will not sell your PHI, unless you give us a written authorization. You may revoke written authorizations at any time, so long as the revocation is in writing. Once we receive your written revocation, it will only be effective for future uses and disclosures. It will not be effective for any PHI that may have been used or disclosed in reliance upon the written authorization and prior to receiving your written revocation.

Patient Rights. As a patient, you have several rights with respect to your PHI, including:

The Right to Access, Copy, or Inspect Your PHI. You have the right to inspect and copy certain types of your PHI. We will usually provide you with access to this PHI within 30 days of your request, unless more time is reasonably required. If the PHI you request is maintained electronically, and you request an electronic copy, we will provide a copy in the electronic format you request if the PHI can be readily produced in that format. If the PHI cannot be readily produced in that format, we will work with you to come to an agreement on format. If we cannot agree on an electronic format, we will provide you with a paper copy. To inspect and copy your PHI, please contact our Privacy Officer (as set forth below). If you request a copy of the PHI, we may charge a reasonable fee for you to copy any PHI that you have the right to access. We may deny your request to inspect and copy your PHI in certain limited circumstances. If you are denied access to your PHI, we will provide a written denial, and you may request that the denial be reviewed by submitting a written request to our Privacy Officer.

The Right to Receive Confidential Communications. You have the right to request that we communicate with you about medical matters in a certain way or at a certain location. For example, you can ask that we only contact you at work or by mail. To request confidential communications, please contact our Privacy Officer. Your request must specify how or where you wish to be contacted. We will accommodate all reasonable requests.

The Right to Amend Your PHI. You have the right to ask us to amend PHI that we may have about you. We will generally amend your PHI within 60 days of your request and will notify you when we have amended the PHI. We are permitted by law to deny your request to amend your PHI only in certain circumstances, like when we believe the PHI you have asked us to amend is correct. If you wish to request that we amend the PHI that we have about you, please contact our Privacy Officer.

The Right to Request an Accounting. You may request an accounting from us of certain disclosures of your PHI that we have made in the six years prior to the date of your request. We are not required to give you an accounting of uses or disclosures for purposes of treatment, payment, or health care operations, or when we share your PHI with our business associates, such as our billing company or a medical facility from/to which we have transported you. We are also not required to give you an accounting of our uses and disclosures of PHI for which you have given us written authorization. If you wish to request an accounting, please contact our Privacy Officer.

The Right to Request that We Restrict the Uses and Disclosures of Your PHI. You have the right to request that we restrict how we use and disclose your PHI. Except as provided below, the Provider is not required to agree to any restrictions you request. However, any restrictions agreed to by the Provider in writing are binding on the Provider. We will comply with any restriction request if (1) except as otherwise required by law, the disclosure is to a health plan for purposes of carrying out payment or health care operations (and is not for purposes of carrying out treatment), and (2) the PHI pertains solely to a health care item or service for which the health care provider involved has been paid in full by you or another person. To request restrictions, please contact our Privacy Officer.

The Right to Be Notified of a Breach. You have the right to be notified in the event that we (or a business associate) discover a breach of unsecured PHI.

Other Applicable Laws. HIPAA generally does not preempt other laws that give individuals greater privacy protections. Therefore, if any state or federal privacy law requires us to provide you with more privacy protections, then we will also follow that law in addition to HIPAA.

Internet, Electronic Mail, and the Right to Obtain Copy of Paper Notice on Request. If we maintain a web site, we will prominently post a copy of this Notice on our web site. If you allow us, we will forward you this Notice by electronic mail instead of on paper and you may always request a paper copy of the Notice.

Revisions to the Notice. The Provider reserves the right to change the terms of this Notice at any time, and the changes will be effective immediately and will apply to all PHI that we maintain. Any material changes to the Notice will be promptly

posted in our facilities and posted to our web site, if we maintain one. You can get a copy of the latest version of this Notice by contacting our Privacy Officer.

Your Legal Rights and Complaints. You also have the right to complain to us or to the Secretary of the United States Department of Health and Human Services (“Secretary”) if you believe your privacy rights have been violated. You will not be retaliated against in any way for filing a complaint with us or the Secretary. To file a complaint with the Provider, or if you have any questions or comments regarding this Notice, please contact our Privacy Officer. Please note that all complaints filed with the Provider must be submitted in writing.

Contact Information:

Compliance Officer Deputy Chief Dustin Preston

Tempe Fire Medical Rescue
1400 E Apache Blvd
Tempe, Arizona 85281
Phone: 480-858-7200
Email: Dustin_Preston@Tempe.gov

Effective Date of the Notice: December 1, 2024

ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y LIBERAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE USTED OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR REVÍSELO CUIDADOSAMENTE.

Este Aviso de Prácticas de Privacidad (“Aviso”) describe los deberes legales del Departamento de Bomberos de Tempe(“Proveedor”, “nosotros”, “nos” o “nuestro”) y sus derechos legales con respecto a su información protegida de salud (“PHI” por sus siglas en inglés) en conformidad con el Decreto de Portabilidad y Responsabilidad de Seguros de Salud de 1996, tal como fue enmendado (“HIPAA” por sus siglas en inglés).

Responsabilidades del Proveedor.

· La ley requiere que nosotros mantengamos la privacidad y seguridad de su información PHI.

· Nosotros le informaremos de inmediato si ocurre un incumplimiento que pueda haber comprometido la privacidad o la seguridad de su información PHI.

· Nosotros debemos seguir los deberes y las prácticas de privacidad descritas en este Aviso y entregarle a usted una copia del mismo.

· Nosotros no usaremos ni compartiremos su información PHI de otra manera en la que no se describa en este Aviso a menos que usted nos indique que podemos hacerlo por escrito. Si nos dice que podemos hacerlo, usted puede cambiar de opinión en cualquier momento.

Para más información visite: www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/understanding/consumers/noticepp.html

Usos y Liberación de la Información PHI. En la mayoría de los casos, el Proveedor puede usar o divulgar información PHI para fines de tratamiento, pago, y operaciones del cuidado de la salud sin su permiso por escrito. Algunos ejemplos de nuestro uso o liberación de su información PHI incluyen lo siguiente:

Para Tratamiento. Esto incluye cosas tales como obtener información verbal y por escrito sobre su condición médica y tratamiento, tanto de usted como de otras personas, como médicos y enfermeras que dan las órdenes para permitirnos proveerle tratamiento a usted. Nosotros podemos dar su información PHI a otros proveedores de servicios para el cuidado de la salud involucrados en su tratamiento y podemos transferir su información PHI por radio o teléfono al hospital o al centro de despacho, así como proporcionar a otros proveedores de servicios para el cuidado de la salud una copia de los registros que creemos en el curso de proveerle a usted tratamiento y transporte.

Para Pagos. Esto incluye cualquier actividad que nosotros debamos realizar para obtener un reembolso por los servicios que le proveemos, incluyendo el envío de facturas a las compañías de seguros (ya sea directamente o a través de una compañía de facturación de terceros) y la cobranza de cuentas pendientes.

Para Operaciones del Cuidado de la Salud. Esto incluye actividades para controlar la calidad, licencias, y programas de capacitación para asegurar que nuestro personal cumpla con nuestros estándares de atención y siga las normas y los procedimientos establecidos, así como otras funciones de administración (los ejemplos incluyen, pero no están limitados a, la obtención de servicios legales y financieros, la realización de planificación comercial, el procesamiento de querellas y quejas).

Recordatorios de Transportes Programados e Información Sobre Otros Servicios. Nosotros también nos podemos comunicar con usted para recordarle cualquier cita programada o para proveerle información sobre otros servicios/programas que nosotros proveemos.

Uso y Divulgación de Información PHI Sin Su Autorización. Además de las situaciones descritas anteriormente, al Proveedor se le permite usar o divulgar su información PHI sin su autorización por escrito u oportunidad de objetar en ciertas situaciones, a menos que la ley estatal lo prohíba, lo cual incluye:

· Para el tratamiento, el pago, o las actividades de operaciones del cuidado de la salud de otro proveedor de servicios para el cuidado de la salud que le esté tratando a usted.

· Para actividades del cuidado de la salud y cumplimiento legal.

· A socios comerciales que realizan diversas funciones a nuestro nombre o para proveer ciertos tipos de servicios.

· A un miembro de la familia, otro pariente, amigo personal cercano o a otro individuo involucrado en su cuidado si obtenemos su consentimiento verbal para hacerlo o si le damos a usted la oportunidad de objetar dicha divulgación y usted no presenta una objeción, y en ciertas otras circunstancias en las que no podamos obtener su consentimiento y creemos que la divulgación es lo mejor para usted.

· A una autoridad de salud pública en ciertas situaciones, como lo requiera la ley (tal como para reportar abuso, negligencia o violencia doméstica).

· Para actividades de supervisión de la salud, incluyendo auditorías o investigaciones gubernamentales, inspecciones, procedimientos disciplinarios y otras acciones administrativas o judiciales emprendidas por el gobierno (o sus contratistas) por ley para supervisar el sistema del cuidado de la salud.

· Para procedimientos judiciales y administrativos, según lo requiera una orden judicial o administrativa, o en algunos casos en respuesta a una citación u otro proceso legal.

· Para actividades de aplicación de la ley en situaciones limitadas, como cuando se responde a una orden judicial.

· Para usos militares, defensa y seguridad nacional, y otras funciones especiales del gobierno.

· Para evitar una amenaza grave a la salud y seguridad de una persona o del público en general.

· Para fines de compensación a los trabajadores y en cumplimiento de las leyes de compensación a los trabajadores.

· A los médicos forenses, examinadores médicos y directores de funerarias para identificar a una persona fallecida, determinar la causa de la muerte o según sea necesario para llevar a cabo sus funciones, como lo autorice la ley.

· Si usted es un donante de órganos, a una organización que se encargue de la obtención de órganos o del trasplante de órganos, ojos o tejidos, o a un banco de donación de órganos, según sea necesario para facilitar la donación y el trasplante de los órganos.

· Para proyectos de investigación, pero esto estará sujeto a una estricta supervisión y aprobaciones.

· De una manera que no le identifique personalmente ni que revele quién es usted.

Uso y Divulgación de Información PHI con Su Autorización. Otros usos o divulgaciones de su información PHI que no se describieron anteriormente sólo se harán con su autorización por escrito. Por ejemplo, en general y sujeto a condiciones específicas, nosotros no usaremos ni divulgaremos sus notas psiquiátricas; no usaremos ni divulgaremos su información PHI con fines de mercadotecnia; y no venderemos su información PHI, a menos que usted nos dé una autorización por escrito. Usted puede revocar las autorizaciones por escrito en cualquier momento, siempre y cuando la revocación sea por escrito. Una vez que recibamos su revocación por escrito, sólo será aplicable y vigente para usos y divulgaciones en el futuro. No será aplicable ni vigente para cualquier información PHI que pueda haber sido utilizada o divulgada basándose en la autorización por escrito y antes de recibir su revocación por escrito.

Derechos del/la Paciente. Como paciente, usted tiene varios derechos con respecto a su información PHI, incluyendo:

El Derecho de Accesar, Copiar o Inspeccionar Su Información PHI. Usted tiene el derecho de inspeccionar y copiar ciertos tipos de su información PHI. Por lo general, nosotros le proporcionaremos a usted acceso a esta información PHI dentro de 30 días después de su solicitud, a menos que se requiera razonablemente más tiempo. Si la información PHI que usted solicite se mantiene electrónicamente y usted solicita una copia electrónica, nosotros le proporcionaremos una copia en el formato electrónico que usted solicite si la información PHI se puede producir fácilmente en ese formato. Si la información PHI no se puede producir fácilmente en ese formato, trabajaremos con usted para llegar a un acuerdo sobre el formato. Si no podemos llegar a un acuerdo sobre un formato electrónico, nosotros le proporcionaremos una copia impresa. Para inspeccionar y copiar su información PHI, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad (como se indica a continuación). Si solicita una copia de la información PHI, es posible que le cobremos una cuota razonable por copiar cualquier información PHI a la que usted tenga derecho a accesar. Es posible que nosotros deneguemos su solicitud de inspeccionar y copiar su información PHI en ciertas circunstancias limitadas. Si se le niega el acceso a su información PHI, nosotros le proporcionaremos una denegación por escrito, y usted podrá pedir que se revise la denegación enviando una solicitud por escrito a nuestro Oficial de Privacidad.

El Derecho de Recibir Comunicaciones Confidenciales. Usted tiene el derecho de solicitar que nos comuniquemos con usted sobre asuntos médicos de cierta manera o en un lugar determinado. Por ejemplo, puede pedir que sólo nos comuniquemos con usted en el trabajo o por correo postal. Para solicitar comunicaciones confidenciales, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad. Su solicitud debe especificar cómo o dónde desea que nos comuniquemos con usted. Nosotros satisfaremos todas las solicitudes razonables.

El Derecho de Enmendar Su Información PHI. Usted tiene el derecho de pedirnos que modifiquemos la información PHI que podamos tener sobre usted. Por lo general, nosotros modificaremos su información PHI dentro de 60 días posteriores a su solicitud y le notificaremos cuando hayamos modificado la información PHI. La ley nos permite denegar su solicitud de modificación de su información PHI sólo en determinadas circunstancias, tal como cuando creemos que la información PHI que nos ha pedido que modifiquemos es correcta. Si desea solicitar que modifiquemos la información PHI que tenemos sobre usted, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad.

El Derecho de Solicitar Una Explicación. Usted puede pedirnos una explicación sobre ciertas divulgaciones de su información PHI que hayamos realizado dentro de los seis años previos a la fecha de su solicitud. Nosotros no estamos obligados a darle un reporte de los usos o divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica, o cuando compartimos su información PHI con nuestros socios comerciales, tales como nuestra compañía de facturación o un centro médico desde o hacia el que le hayamos transportado a usted. Tampoco estamos obligados a darle un reporte de nuestros usos y divulgaciones de información PHI para los cuales usted nos haya dado autorización por escrito. Si usted desea solicitar una explicación, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad.

El Derecho de Solicitar que Restrinjamos los Usos y las Divulgaciones de Su información PHI. Usted tiene el derecho de solicitar que restrinjamos la forma en la que usamos y divulgamos su información PHI. Salvo por lo dispuesto a continuación, el Proveedor no está obligado a aceptar ninguna restricción que usted solicite. Sin embargo, cualquier

restricción acordada por escrito por el Proveedor es vinculante para el Proveedor. Nosotros cumpliremos con cualquier solicitud de restricción si (1) salvo que la ley exija lo contrario, la divulgación es a un plan de salud con el fin de llevar a cabo operaciones de pago o del cuidado de la salud (y no es con el propósito de llevar a cabo un tratamiento), y (2) la información PHI se refiere únicamente a un artículo o servicio para el cuidado de la salud por el cual el proveedor de servicios para el cuidado de la salud involucrado ha sido pagado en su totalidad por usted u otra persona. Para solicitar restricciones, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad.

El Derecho de que Se le Notifique Un Incumplimiento. Usted tiene el derecho de que se le notifique si nosotros (o un socio comercial) descubramos un incumplimiento con respecto a la información PHI no asegurada.

Otras Leyes Aplicables. Por lo general, el decreto HIPAA no prevalece sobre otras leyes que otorgan a los individuos mayores protecciones de privacidad. Por lo tanto, si alguna ley de privacidad estatal o federal requiere que nosotros le proporcionemos más protecciones de privacidad, también seguiremos esa ley además del decreto HIPAA.

Internet, Correo Electrónico y el Derecho de Obtener Copia Impresa de la Notificación Si la Solicita. Si nosotros mantenemos un sitio web, publicaremos de manera destacada una copia de este Aviso en nuestro sitio web. Si nos lo permite, le enviaremos este Aviso por correo electrónico en lugar de en papel y siempre puede solicitar una copia impresa del Aviso.

Modificaciones al Aviso. El Proveedor se reserva el derecho de cambiar los términos de este Aviso en cualquier momento, y los cambios entrarán en vigor de inmediato y se aplicarán a toda la información PHI que nosotros mantengamos. Cualquier cambio substancial en el Aviso se publicará de inmediato en nuestras instalaciones y se publicará en nuestro sitio web, si mantenemos uno. Usted puede obtener una copia de la última versión de este Aviso poniéndose en contacto con nuestro Oficial de Privacidad.

Sus Derechos Legales y Quejas. Usted también tiene el derecho de presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos (“Secretario”) si cree que se han violado sus derechos de privacidad. No se tomarán represalias contra usted en forma alguna por presentar una queja ante nosotros o ante el Secretario. Para registrar una queja con el Proveedor, o si usted tiene alguna pregunta o comentario con respecto a este Aviso, por favor comuníquese con nuestro Oficial de Privacidad. Por favor tenga en cuenta que todas las quejas registradas con el Proveedor se deben presentar por escrito.

Información de Contacto: 

Tempe Fire Medical Rescue
1400 E Apache Blvd
Tempe, Arizona 85281
Phone: 480-858-7200
Email: Dustin_Preston@Tempe.gov